Neue Fallstricke für Arbeitgeber bei der Zustellung wichtiger Dokumente

Die ordnungsgemäße Zustellung wichtiger Dokumente an Arbeitnehmer, wie eine Kündigung oder eine Einladung zur Teilnahme an einem betrieblichen Eingliederungsmanagement (bEM) kann für Arbeitgeber erhebliche Fallstricke mit sich bringen. Der von vielen Arbeitgebern (vermeintlich) noch als rechtssicher angesehene Weg der Übermittlung solcher Dokumente per „Einwurf-Einschreiben“ ist nach der neusten arbeitsrechtlichen Rechtsprechung längst nicht mehr so rechtssicher.

I.  Neue arbeitsrechtliche Rechtsprechung

Anfang des Jahres 2025 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass die Vorlage des Einlieferungsbelegs eines Einwurf-Einschreibens zusammen mit dem online abgefragten Sendungsstatus nicht als Beweis für den Zugang einer Kündigung genügt (BAG, Urteil vom 30.01.2025 – 2 AZR 68/24).

Daran anschließend hat das LAG Hamburg im Juli 2025 zudem die Auffassung vertreten, dass nunmehr auch die Reproduktion des Auslieferungsbelegs bei einem Einwurf-Einschreiben nicht mehr als Nachweis für die Zustellung einer bEM-Einladung ausreichen soll (LAG Hamburg, Urteil vom 14.7.2025 – 4 SLa 26/24).

II.  Auswirkungen und Empfehlungen für die Praxis

Ob das BAG die Auffassung des LAG Hamburg teilen wird, bleibt abzuwarten. Bis dahin ist Arbeitgebern jedoch zu raten, wichtige Dokumente, wie zum Beispiel Kündigungen oder bEM-Einladungen nicht mehr per Einwurf-Einschreiben zu versenden.

Sicherere Übermittlungsmethode ist z.B. die persönliche Übergabe wichtiger Dokumente an den betreffenden Arbeitnehmer unter Zeugen, wobei sich der Arbeitgeber die persönliche Übergabe von dem Arbeitnehmer möglichst quittieren lassen sollte. Alternativ kommt auch die Zustellung entsprechender Dokumente per Boten, z.B. durch einen zuverlässigen Mitarbeiter, der den Inhalt des Dokuments kennt und den Einwurf durch ein Übergabeprotokoll sowie bestenfalls zusätzlich ein Foto des Briefkastens dokumentiert, in Betracht. Bei einer Zustellung durch einen Mitarbeiter sollte ferner darauf geachtet werden, dass es sich bei der Person nicht um das Vertretungsorgan des Arbeitgebers handelt, da z.B. ein Geschäftsführer im Streitfall nicht als Zeuge in Betracht kommt.

Insgesamt gilt: Nur Arbeitgeber, die eine der vorgenannten sicheren Übermittlungsmethoden wählen, laufen nicht Gefahr, im Falle eines Rechtsstreits über diesen neuen arbeitsrechtlichen Fallstrick zu stürzen.

Autorin : Dr. Anna Eisele